Datenschutz

Stand: 30. Juli 2026

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Internetangebote der Heimatortsgemeinschaft Heltau unter:

• https://heltau.org
• https://hog-heltau.de
• https://ahnen.heltau.org einschließlich der Heltauer Personendatenbank

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

HOG Heltau e. V.
Schloss Horneck 1
74831 Gundelsheim
Deutschland

Vereinsregister: VR 102801, Amtsgericht Stuttgart
Vertreten durch den Vorsitzenden Heinz Walter Hermann
E-Mail: webmaster@hog-heltau.de

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Internetangebote, zur Kommunikation, zur Vereinsarbeit, zur Dokumentation der Heltauer Geschichte oder zum Betrieb der Heltauer Personendatenbank erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Nutzungsverhältnisses;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und funktionsfähigen Internetangebot, an der Vereinskommunikation sowie an der Dokumentation und Bewahrung der Heltauer Geschichte;
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: ausdrückliche Einwilligung, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten lebender Personen verarbeitet werden.

4. Hosting und Server-Protokolldateien

Unsere Internetangebote werden bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben. Der Hosting-Dienstleister verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf einer Seite werden technisch bedingt insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Seite oder Datei;
• übertragene Datenmenge;
• HTTP-Statuscode;
• Referrer-URL;
• Browsertyp und Browserversion;
• Betriebssystem des verwendeten Geräts.

Die Verarbeitung erfolgt zur technisch fehlerfreien Bereitstellung, zur Abwehr von Angriffen und zur Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit unserer Internetangebote. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Server-Protokolldaten werden grundsätzlich nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Sicherheitsvorfall bestehen oder gesetzliche Pflichten dies erfordern.

5. Verschlüsselte Übertragung

Unsere Internetangebote verwenden eine TLS-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die zwischen deinem Browser und unserem Server übertragen werden, vor dem unbefugten Mitlesen geschützt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du an „https://“ in der Adresszeile deines Browsers.

6. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Internetangebote verwenden technisch notwendige Cookies. Diese Cookies sind erforderlich, um grundlegende Funktionen wie Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheitsfunktionen oder die Speicherung deiner Datenschutzeinstellungen bereitzustellen.

Die Speicherung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Optionale Cookies, externe Medien oder andere nicht zwingend erforderliche Dienste werden nur nach deiner vorherigen Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die im Seitenfuß erreichbaren Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern.

WordPress-Cookies

Bei der Anmeldung in WordPress können unter anderem Cookies zur Überprüfung der Cookie-Unterstützung, zur Anmeldung, zur Absicherung der Sitzung und zur Speicherung von Anzeigeeinstellungen gesetzt werden.

Anmelde-Cookies werden normalerweise nach zwei Tagen gelöscht. Bei Auswahl der Funktion „Angemeldet bleiben“ kann die Anmeldung bis zu zwei Wochen bestehen bleiben. Cookies für persönliche Anzeigeeinstellungen können bis zu ein Jahr gespeichert werden.

Cookies der Heltauer Personendatenbank

Die Heltauer Personendatenbank verwendet notwendige Sitzungs- und Anmelde-Cookies. Diese dienen der Benutzeranmeldung, der Zugriffskontrolle, der Sicherheit und der Speicherung ausgewählter Einstellungen.

Sitzungscookies werden grundsätzlich beim Schließen des Browsers gelöscht. Cookies für eine dauerhafte Anmeldung können entsprechend der ausgewählten Anmeldefunktion länger gespeichert werden.

7. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn du uns über ein Kontaktformular oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Angaben. Dies sind insbesondere:

• Name;
• E-Mail-Adresse;
• Inhalt deiner Nachricht;
• gegebenenfalls weitere freiwillig übermittelte Angaben;
• Zeitpunkt der Übermittlung;
• aus Sicherheitsgründen gegebenenfalls die IP-Adresse.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage. Bezieht sich die Anfrage auf eine Mitgliedschaft, Veranstaltung, Spende, Registrierung oder ein anderes Nutzungsverhältnis, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kontaktanfragen werden spätestens zwölf Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Vorgänge oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.

Die im Kontaktformular verwendete Rechenaufgabe dient der Spam-Abwehr und wird lokal auf unserer Website verarbeitet. Es wird hierfür kein externer CAPTCHA-Dienst eingesetzt.

8. Kommentare

Wenn du einen Kommentar veröffentlichst, verarbeiten wir die im Kommentarformular angegebenen Daten sowie die IP-Adresse und den User-Agent deines Browsers. Diese technischen Angaben dienen insbesondere der Spam-Erkennung und der Abwehr missbräuchlicher Nutzung.

Der von dir angegebene Name oder das gewählte Pseudonym und dein Kommentar werden öffentlich angezeigt. Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Die Veröffentlichung des Kommentars erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Verarbeitung technischer Daten zur Spam-Abwehr und Sicherheit erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kommentare und zugehörige Metadaten werden gespeichert, solange der jeweilige Beitrag und der Kommentar veröffentlicht bleiben. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die Löschung oder Anonymisierung deines Kommentars verlangen.

Wenn du die entsprechende Komfortfunktion auswählst, können Name, E-Mail-Adresse und Website bis zu ein Jahr in deinem Browser gespeichert werden, damit du diese Angaben bei einem weiteren Kommentar nicht erneut eingeben musst.

Gravatar

Zur Darstellung eines Profilbildes kann der Dienst Gravatar der Automattic Inc. verwendet werden. Hierzu wird aus deiner E-Mail-Adresse eine nicht unmittelbar lesbare Zeichenfolge, ein sogenannter Hash, erstellt und an Gravatar übermittelt. Dabei können insbesondere deine IP-Adresse, Browserdaten und der Hash verarbeitet werden.

Gravatar wird erst geladen, nachdem du in den Cookie-Einstellungen eingewilligt hast. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung wird kein Profilbild von Gravatar geladen.

Automattic kann Daten in den USA verarbeiten. Weitere Informationen findest du unter:
https://automattic.com/privacy/

9. Hochgeladene Medien und EXIF-Daten

Wenn registrierte Benutzer Bilder oder andere Dateien hochladen, können darin technische Metadaten enthalten sein. Dazu gehören gegebenenfalls Kameradaten, Aufnahmezeitpunkt oder GPS-Koordinaten.

Bitte entferne insbesondere GPS-Standortdaten vor dem Hochladen. Besucher oder berechtigte Benutzer könnten veröffentlichte Dateien herunterladen und darin enthaltene Metadaten auslesen.

10. Benutzerkonten und Anmeldung

Für registrierte Benutzer verarbeiten wir insbesondere:

• Name und Benutzerkennung;
• E-Mail-Adresse;
• verschlüsselt gespeichertes Passwort;
• Benutzerrolle und Zugriffsrechte;
• Anmelde- und Sicherheitsinformationen;
• freiwillig im Benutzerprofil hinterlegte Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Benutzerkontos auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Benutzerkonten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder die berechtigte Person ihre Löschung verlangt, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder Sicherheitsgründe entgegenstehen. Daten in Sicherungskopien können noch für einen begrenzten Zeitraum enthalten sein und werden im Rahmen der regulären Sicherungszyklen überschrieben.

11. Heltauer Personendatenbank und Familienforschung

Die Heltauer Personendatenbank dient der genealogischen Forschung sowie der Dokumentation und Bewahrung der Geschichte der aus Heltau stammenden Personen und Familien. Der Zugriff auf nicht öffentliche Inhalte ist grundsätzlich registrierten und überprüften Benutzern vorbehalten.

Beantragung eines Benutzerkontos

Bei der Beantragung eines Zugangs können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten;
• gewünschte Benutzerkennung;
• Angaben zur Herkunft aus Heltau;
• Angaben zu verwandtschaftlichen Beziehungen;
• Nachweise über die Verbindung zu einer in der Datenbank erfassten Person;
• interne Prüf- und Freigabevermerke.

Diese Daten werden verwendet, um die Zugangsberechtigung zu prüfen und den geschützten Zugang zu verwalten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Nachweise zur Verwandtschaft werden nach Abschluss der Prüfung gelöscht, sobald sie für die Entscheidung oder zur Klärung möglicher Einwände nicht mehr erforderlich sind. Nicht genehmigte Zugangsanträge werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach der abschließenden Entscheidung gelöscht.

Inhalte der Personendatenbank

Die Personendatenbank kann insbesondere folgende Informationen enthalten:

• Namen und frühere Namen;
• Geburts-, Heirats- und Sterbedaten;
• Verwandtschafts- und Familienbeziehungen;
• Wohn-, Herkunfts- und Aufenthaltsorte;
• Berufs- und Lebensdaten;
• Fotos, Grabsteinaufnahmen, Urkunden und Todesanzeigen;
• historische Dokumente, Kirchenmatrikel und Familienblätter;
• Quellen- und Archivangaben;
• von Betroffenen oder Angehörigen bereitgestellte Ergänzungen.

Die DSGVO findet grundsätzlich keine Anwendung auf Daten ausschließlich verstorbener Personen. Unabhängig davon achten wir auch bei historischen Daten auf Persönlichkeitsrechte, Rechte von Angehörigen sowie auf einen angemessenen und respektvollen Umgang mit den Informationen.

Daten lebender Personen werden nur verarbeitet und zugänglich gemacht, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung oder eine andere dokumentierte Rechtsgrundlage besteht. Besondere Kategorien personenbezogener Daten – beispielsweise Angaben zur Religion, Gesundheit oder genetische Informationen – werden bei lebenden Personen grundsätzlich nur aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO verarbeitet.

Quellen genealogischer Daten

Genealogische Daten können insbesondere aus folgenden Quellen stammen:

• Angaben betroffener Personen oder ihrer Angehörigen;
• Kirchenbücher und Kirchenmatrikel;
• Standesamts- und Archivunterlagen, soweit deren Nutzung zulässig ist;
• Familienbücher und Familienblätter;
• öffentlich zugängliche Veröffentlichungen;
• Zeitungsberichte und Todesanzeigen;
• Grabsteininschriften;
• historische Fotos, Urkunden und Dokumente;
• Ergänzungen durch Mitglieder des Genealogenteams.

Zugriff und Empfänger

Öffentlich zugängliche Bereiche können von allen Besuchern eingesehen werden. Weitergehende genealogische Daten und Medien werden nur angemeldeten und freigeschalteten Benutzern zugänglich gemacht. Der Umfang des Zugriffs richtet sich nach der jeweiligen Benutzerrolle und den festgelegten Zugriffsrechten.

Administratoren und Mitglieder des Genealogenteams erhalten Zugriff, soweit dies zur Prüfung, Pflege, Berichtigung und Absicherung der Datenbank erforderlich ist.

Speicherdauer genealogischer Daten

Historische und genealogische Informationen über verstorbene Personen werden grundsätzlich langfristig gespeichert, solange sie dem Zweck der Familienforschung und historischen Dokumentation dienen.

Daten lebender Personen werden bis zum Widerruf einer Einwilligung, einem berechtigten Löschungsbegehren oder dem Wegfall des Verarbeitungszwecks gespeichert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte Dritter bleiben unberührt.

12. Fotos, Videos und Veranstaltungsberichte

Im Rahmen unserer Vereinsarbeit veröffentlichen wir Fotos, Videos und Berichte über Veranstaltungen, Treffen und Projekte.

Bei Einzelaufnahmen oder deutlich hervorgehobenen Personen erfolgt die Veröffentlichung grundsätzlich auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 22 KunstUrhG.

Aufnahmen von öffentlichen Veranstaltungen, Versammlungen oder Aufzügen können im zulässigen Umfang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 23 KunstUrhG veröffentlicht werden. Dabei berücksichtigen wir die berechtigten Interessen der abgebildeten Personen.

Bei Kindern und Jugendlichen holen wir grundsätzlich die erforderliche Zustimmung der Sorgeberechtigten ein.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits erfolgte Druckveröffentlichungen oder rechtmäßig erfolgte Veröffentlichungen können hiervon nur eingeschränkt betroffen sein.

13. Eingebettete Videos und Inhalte Dritter

Einzelne Seiten können Inhalte externer Anbieter enthalten, beispielsweise Videos. Solche Inhalte werden nicht automatisch geladen, sondern zunächst blockiert.

Erst nach deiner Einwilligung wird eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt. Dabei können insbesondere deine IP-Adresse, Browserinformationen, Geräteinformationen und Angaben über die aufgerufene Seite übermittelt werden. Der Anbieter kann außerdem Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen.

YouTube

Wir können Videos des Dienstes YouTube einbinden. Anbieter für Benutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

YouTube-Videos werden erst nach deiner Einwilligung geladen. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit technisch möglich, verwenden wir den erweiterten Datenschutzmodus von YouTube.

Google kann Daten auch in den USA oder anderen Drittländern verarbeiten. Weitere Informationen findest du unter:
https://policies.google.com/privacy

14. Verlinkungen zu sozialen Netzwerken

Unsere Seiten enthalten Links zu unseren Auftritten bei sozialen Netzwerken, insbesondere Facebook und Instagram. Dabei handelt es sich um normale Verlinkungen und nicht um automatisch geladene Social-Media-Plugins.

Beim bloßen Besuch unserer Website werden deshalb über diese Links keine Daten an das jeweilige soziale Netzwerk übertragen. Erst wenn du einen Link anklickst, verlässt du unsere Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

15. Analyse- und Marketingdienste

Wir verwenden derzeit keine Dienste wie Google Analytics, Matomo, Facebook-Pixel oder vergleichbare Analyse- und Marketingwerkzeuge.

Sollten künftig solche Dienste eingesetzt werden, werden sie erst nach deiner vorherigen Einwilligung aktiviert und diese Datenschutzerklärung wird entsprechend ergänzt.

16. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können im erforderlichen Umfang insbesondere an folgende Empfängerkategorien weitergegeben werden:

• Hosting- und IT-Dienstleister;
• Administratoren und berechtigte Mitarbeiter der HOG Heltau;
• Mitglieder des Genealogenteams;
• technische Dienstleister für Wartung und Datensicherung;
• externe Anbieter, wenn du in deren Nutzung eingewilligt hast;
• Behörden oder sonstige Stellen, wenn wir gesetzlich zur Übermittlung verpflichtet sind.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

17. Übermittlung in Drittländer

Beim Einsatz externer Dienste kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, beispielsweise aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, geeigneter Garantien oder deiner ausdrücklichen Einwilligung.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Pflichten, laufenden Verfahren, Sicherheitsinteressen oder sonstigen berechtigten Gründe entgegenstehen.

19. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu deiner Person verarbeiteten Daten gemäß Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO;
• Löschung deiner Daten gemäß Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an webmaster@hog-heltau.de wenden.

Widerspruchsrecht

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

20. Widerruf von Einwilligungen

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

21. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unseren Verein ist insbesondere:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

22. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffsbeschränkungen, Benutzerrollen, regelmäßige Datensicherungen, Sicherheitsaktualisierungen und die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.

23. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Freischaltung von Benutzern der Heltauer Personendatenbank wird durch einen Administrator geprüft.

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Internetangebote, eingesetzte Dienste oder gesetzliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.